야외 행사 운영, 경기장 부스는 준비 항목부터 다시 짭니다
티엘크리에이티브는 2025년 9월 13일(토)부터 14일(일)까지 서울 월드컵경기장에서 열린 넥슨 2025 아이콘 매치의 행사 운영을 맡았습니다. FC 온라인과 FC 모바일에서 은퇴한 선수를 모티브로 한 아이콘 클래스 라이브 매치와 아이콘 팬 스토어가 함께 꾸려진 행사였는데요. 야외 행사 운영은 실내 박람회 운영과 준비 항목 자체가 다릅니다. 날씨, 전원, 안전 동선처럼 실내라면 건물이 이미 갖춰준 것들을 야외에서는 매번 새로 채워 넣어야 하거든요.
경기장은 원래 안전 설비가 있는데 왜 새로 챙기나 경기장 출입구와 대피로는 정규 경기용으로 설계된 것이지, 임시로 들어서는 팬 스토어나 부스 동선까지 반영한 게 아니기 때문입니다. 축구장 같은 대형 시설은 소방 설비와 출입 동선이 이미 갖춰져 있지만, 그 위에 임시 판매 공간이 하나 얹히는 순간 얘기가 달라져요. 새로 생긴 동선이 기존 대피로를 막고 있진 않은지, 관람객이 몰리는 지점과 겹치진 않는지를 행사마다 다시 확인해야 합니다. 이번 행사에서도 관람객 동선 설계와 안전 관리, 운영 인원 사전 교육이 현장 운영의 핵심 업무로 다뤄졌습니다.
전원은 경기장 안이니까 그냥 꽂아 쓰면 되나 안 됩니다. 시설 측 전기를 끌어 쓰려면 사전에 용량과 위치를 협의해야 하고, 협의가 안 되면 별도 발전기를 들여야 하는 경우도 생깁니다. 판매대 조명이나 결제 단말기 같은 장비가 한 구역에 몰리면 순간 전력이 튀는 일이 흔한데, 야외는 이걸 받아줄 콘센트가 원래 없는 자리인 경우가 많거든요. 그래서 전원 계획은 부스 배치도가 나오는 시점에 같이 짜야 나중에 두꺼비집이 내려가는 사고를 피할 수 있습니다.
이틀 내내 열리는 행사, 날씨 체크는 하루로 끝나지 않나 끝나지 않습니다. 이번 행사처럼 양일 모두 낮 12시부터 밤 9시 반까지 운영되는 일정이면, 하루 안에서도 오전과 오후 날씨가 완전히 달라지는 경우가 흔합니다. 첫날 예보만 확인하고 둘째 날은 그대로 두면 안 되는 이유가 여기 있어요. 우천이면 천막과 방수 조치를 다시 점검하고, 폭염이면 그늘막과 급수 지점을 추가하는 식으로 매일 아침 상황을 다시 봐야 합니다.
밤사이 집기는 어떻게 관리하나 철수하지 않고 다음 날 그대로 쓸 집기라면, 첫날 운영이 끝난 뒤 야간 보관과 보안 계획이 따로 필요합니다. 실내 매장은 셔터만 내리면 끝나는데, 경기장 야외 구역은 밤사이 출입 통제가 실내만큼 촘촘하지 않은 곳이 많아요. 굿즈나 현금이 들어있는 판매대는 특히 야간 보관 위치와 담당자를 미리 정해두는 게 안전합니다.
대규모 관람객이 예상되는 옥외 행사엔 어떤 신고 절차가 붙나 공연장이 아닌 장소에서 1천 명 이상 관람이 예상되는 공연을 열 때는, 시설 운영자와 공동으로 재해대처계획을 관할 지자체에 행사 14일 전까지 신고하도록 되어 있습니다. 안전관리 인력의 확보와 배치 계획도 이 신고에 포함되고요. 이건 이런 규모의 옥외 행사 전반에 적용되는 일반 규정이고, 스포츠 이벤트인지 공연인지에 따라 적용 여부가 갈릴 수 있어 사전에 확인이 필요한 부분입니다. 규모가 큰 행사를 준비한다면 이 신고 대상에 해당하는지부터 초반에 확인해두시길 권합니다.
팬 스토어 같은 판매 공간은 동선을 어떻게 짜야 하나 경기 관람 동선과 구매 동선이 부딪히지 않게 미리 갈라놓아야 합니다. 관람객이 입장, 관람, 퇴장을 오가는 흐름과 팬 스토어를 드나드는 흐름이 한 지점에서 겹치면 병목이 생기기 쉬운데, 등번호 마킹처럼 대기 시간이 필요한 서비스가 있으면 그 병목이 더 도드라집니다. 대기줄이 길어질 걸 감안해서 동선 폭을 넉넉히 잡고, 대피로와 겹치지 않는 자리에 대기 공간을 따로 두는 게 관건입니다.
그래서 야외 행사를 준비한다면 공간 디자인보다 날씨, 전원, 동선 세 가지부터 먼저 확정하시길 권합니다. 이 세 가지가 정리되고 나면 나머지는 실내 행사와 크게 다르지 않거든요. 티엘크리에이티브는 300건 이상의 팝업·행사 현장을 운영하면서 실내외를 가리지 않고 이런 준비 항목을 브랜드와 함께 짚어왔습니다.
야외 브랜드 행사나 경기장 행사 운영을 검토 중이시면 부스 배치도를 그리기 전 단계에서 한번 문의 주세요. 전원과 동선은 그 단계에서 같이 정하는 게 제일 매끄럽습니다. 원문: https://www.tlcreative.co.kr/projects/icons-fan-179